Comment aménager un espace de coworking ?

 

D’après l’étude « Mon Bureau de demain », réalisée par la Chaire Immobilier et Développement Durable de l’ESSEC, 54% des futurs managers prévoient de travailler à la fois dans leur entreprise et dans un lieu de coworking. En tant que gérant de coworking, il est donc indispensable que vous aménagiez votre espace de telle sorte qu’il puisse répondre à la demande des futurs travailleurs des générations Y et Z qui pour 93% d’entre eux ne veulent plus d’un bureau classique et qui privilégient l’espace collectif à 73%. Tout au long de cet article, nous vous proposerons alors une série de conseil pour aménager votre coworking.

Lire aussi : Créer un espace de coworking de A à Z

#1 Aménager les espaces de bureau

Mixer bureaux fermés et bureaux ouverts

Il existe deux grands types d’espaces de travail : les espaces ouverts et les bureaux fermés. Chacun a ses avantages et ses inconvénients. Les espaces ouverts sous forme d’open spaces favorisent les échanges et la créativité. Plus conviviaux, ils sont aussi souvent relativement bruyants. La productivité peut donc être réduite et l’intimité est moindre. Au sein de bureaux fermés, les coworkers trouveront calme et intimité mais ne bénéficieront que dans une moindre mesure des effets de synergie que permettent de créer les coworking.

Nous vous conseillons donc de proposer à la fois des espaces ouverts et des bureaux fermés. Certaines professions qui requièrent d’échanger de manière fréquente au téléphone (commerciaux) ou qui travaillent sur des projets confidentiels (avocats) privilégieront les bureaux fermés tandis que d’autres s’adapteront tout à fait aux open-spaces.

Certains méthodes permettent également de limiter les désagréments des espaces ouverts. Pour limiter les nuisances sonores, il peut ainsi être préférable de limiter à 10 le nombre de postes de travail dans chaque espace ouvert. Afin de préserver l’intimité des coworkers, vous pouvez aussi investir dans des bureaux individuels semi-fermés tels que des box acoustiques. L’avantage de ce type de box est qu’ils sont conçus dans des matériaux isolants qui absorbent les nuisances sonores. Ils sont de plus très faciles à installer et existent dans une grande variété de modèles et de couleurs afin d’apporter une touche design à votre espace. Si vous disposez d’un budget plus restreint, vous pouvez opter pour l’installation d’écrans de séparation amovibles qui se fixent sur les postes de travail existants.

Opter pour un mobilier modulable et ergonomique

Les coworkings ont besoin d’un type de mobilier bien spécifique. En effet, celui-ci doit tout d’abord être modulable. La modularité d’un espace permettra aux coworkers d’échanger facilement lorsqu’ils le souhaitent et de retrouver plus d’intimité et de concentration quand ils en ont besoin. De plus, un tel mobilier vous permettra de modifier aisément la fonction de vos espaces : transformer votre salle de réunion en salle de conférence par exemple. Enfin, une telle flexibilité vous aidera à être réactif face à la demande de vos coworkers. Si vous héberger au sein de votre coworking des start-ups ou des PME, il est fort probable que celles-ci augmentent leurs effectifs. Un espace modulable, vous permettra alors de leurs créer facilement de nouveaux postes de travail. Pour créer un tel espace, privilégiez alors des meubles sur roulettes, léger et faciles à déplacer.

Le mobilier d’un espace de coworking doit aussi être ergonomique. Un espace de coworking accueille sur un même poste de travail des utilisateurs de tailles et de morphologies très différentes. Pour le confort de chacun, privilégiez donc des fauteuils réglables . Ceux-ci doivent également être extrêmement confortables afin que les coworkers n’aient pas à se plaindre de mal de dos après de longues heures de travail.

Enfin, n’hésitez pas à installer des espaces de rangements individuels. Ceux-ci permettront aux coworkers de ranger leurs effets personnels en sécurité lorsqu’ils s’absentent et donc de laisser libre leur poste de travail. Ceux-ci peuvent prendre la forme d’armoires de bureau ou de vestiaires multi-cases.

Créer différentes zones et séparer les espaces

Au sein de votre espace de coworking, vous pouvez avez besoin de créer différents espaces selon les fonctions que vous souhaitez leurs associer : cabines téléphoniques, salles de réunion, espaces dédiés aux postes de travail, salle de repas, zones de repos…

Certains zones particulièrement bruyantes nécessiteront d’être bien isolées et séparées par des cloisons insonorisantes. C’est le cas par exemple des cabines téléphoniques ou des salles de réunion. Afin d’améliorer la luminosité de votre lieu, privilégiez des cloisons transparentes et amovibles. Si vos murs sont insuffisamment insonorisés, optez pour du tissu anti-adhésif que vous pourrez appliquer facilement et qui isolera du bruit. Il existe dans une grande variété de coloris ce qui permettra de rendre votre espace toujours plus design.

D’autres espaces au contraire peuvent rester ouverts. Afin de bien distinguer les espaces, un changement d’ambiance ou de couleurs sur les murs suffira alors.

Aménager votre salle de réunion

Votre salle de réunion est destinée à accueillir des brainstormings ou des visioconférences. Elle risque donc de générer certaines nuisances sonores pour les autres coworkers. Par conséquent, il est indispensable que celle-ci se trouve dans un espace séparé et bien isolé acoustiquement. Si votre salle de réunion ne dispose pas d’ouverture sur l’extérieur, optez pour une cloison transparente qui permettra tout de même de bénéficier de la lumière naturelle.

Encore une fois, privilégiez le matériel modulable qui permettra à vos coworkers de s’installer comme ils le souhaitent. Adaptez également la taille du mobilier à la taille de votre espace. Si votre pièce est relativement petite, ne choisissez pas une table trop grande qui risquerait d’empêcher les coworkers de circuler autour. Il est recommandé de conserver une distance d’environ 80 cm entre la table et les murs. Les tables ovales ou ronde ont l’avantage de permettre à chacun de voir et d’entendre les autres. Enfin, afin de faciliter les échanges, vous pouvez prévoir des tableaux blancs et des feutres, ou des paperboards souvent très utiles lors des brainstormings.

Il est également important que votre salle de réunion soit équipé de matériel Hi-tech et informatiques dont requièrent les coworkers (rétroprojecteurs, télévision…).

Pour la décoration, oubliez les couleurs sombres ! Les coworkers préféreront amplement un espace clair et aéré égayé de petites touches de couleurs sur le mobilier par exemple. Vous pouvez aussi personnaliser votre espace avec des tableaux, des plantes ou des décorations. Grâce à cela, vous augmenterez à coup sûr la productivité et la créativité de vos coworkers !

Optimiser la luminosité

Optimiser la luminosité est essentiel. Une bonne luminosité permettra d’éviter que les coworkers ne se fatiguent trop vite, que leur vue ne se détériore et que leur efficacité diminue. Pour cela, profitez tout d’abord de la lumière naturelle extérieure. Ne placez pas les bureaux dos aux fenêtres ce qui empêcherait les coworkers de bien voir leurs écrans d’ordinateurs, ni face aux fenêtres ce qui risquerait de les éblouir. Privilégiez au contraire, une position perpendiculaire aux fenêtres. Les verrières ou fenêtres de toit permettent également un éclairage naturel optimal. Attention toutefois à la chaleur pendant les périodes estivales… Afin d’éviter cela, vous pouvez opter pour des stores ou des vitrages réfléchissants.

Bien qu’elle soit très agréable, la lumière naturelle ne permet pas un éclairage continu et uniforme dans le temps. C’est pourquoi, il est nécessaire de la compléter par un éclairage par lumière artificielle. Si la lumière permet d’assurer le confort visuel, elle contribue également à l’ambiance du lieu. Afin d’assurer ces deux fonctions, mixer à la fois éclairage direct (venant du plafond) et éclairage indirect (venant de lampes à pied ou d’appliques murales). S’il n’existe pas de minimum légal pour la lumière naturelle, les normes en imposent un pour les éclairages par luminaires. Dans un bureau, un éclairage minimum de 450 lux est exigé par la Médecine du travail. La norme NF EN 12464-1 augmente ce minimum à 500 lux pour les tâches effectuées sur ordinateur, comme c’est souvent le cas dans un coworking. Sachant que les plafonniers éclairent entre 200 et 300 lux, il est alors nécessaire de les compléter d’une lampe de bureau locale à bras long sur le poste de travail, qui pourra être ajusté avec précision par le coworker selon la tâche effectuée. Les normes réglementent également la température de la couleur. Celle-ci devant être comprise entre 2700° et 3400° Kelvin.

Faites attention au confort acoustique

Comme nous l’avons déjà évoqué au cours des précédents paragraphes, le bruit constitue la nuisance principale des coworkings. Il peut donc être nécessaire d’investir dans certains aménagements qui permettent de le réduire. Afin d’éviter les dérangements et de garantir la confidentialité des projets des coworkers vous pouvez vous procurer des panneaux ou cloisons acoustiques, des phones box et même des fauteuils insonorisants. Les technologies dans ce domaine sont nombreuses et le choix est vaste.

#2 Aménager les espaces de détente

L’espace de détente doit avant tout être une zone de rencontre agréable et conviviale. Que ce soit une zone de repos, de jeux ou de restauration, il est souvent dans cet espace que se créera une communauté au sein de votre coworking. Il est donc essentiel que cette espace soit suffisamment bien aménagée afin de donner l’envie aux coworkers de venir s’y détendre. Choisissez des couleurs vives afin d’égayer vos espaces.

Canapés, poufs, fauteuils aériens accrochés au plafond ou tables basses permettront d’aménager votre espace de repos. L’ambiance doit y être zen et le mobilier extrêmement confortable afin d’attirer vos coworkers après de longues heures de travail.

Au sein d’une zone de jeux, tout est permis (ou presque) ! Vous pouvez installer des babyfoots, des billards, des tables de ping-pong, un mini-golfs ou encore des paniers de basket. Afin de ne pas déranger les coworkers studieux, attention toutefois à ce que cette zone soit bien isolée des espaces de travail.

Enfin, l’espace repas peut prendre plusieurs formes. Vous pouvez mettre à disposition des coworkers des fours, micro-ondes, plaques de cuissons, et frigidaires afin que les coworkers puissent préparer eux-mêmes leurs propres repas. Selon la taille de votre coworking, vous pouvez également installer une cafétéria où vous vendrez quelques en-cas. Pour cela, créer des partenariats avec des producteurs locaux ou des start-ups qui souhaitent faire connaître leurs produits.

Profitez aussi de vos espaces extérieurs (jardin ou terasses) pour aménager vos espaces extérieurs. Vous pouvez par exemple tout à fait y installer un barbecue qui sera très apprécié l’été.

#3 Soignez la décoration

La décoration d’un espace de coworking est un des critères pris en compte par les coworkers dans leurs choix d’espace de coworking. Elle est également un élément déterminant du bien-être des coworkers présents dans votre espace. Il est donc essentiel d’y prêter une grande attention au moment de votre aménagement. Optez pour une décoration harmonieuse et personnalisé. On ne le répétera jamais assez mais chaque espace de coworking est unique. Par conséquent privilégiez l’originalité ! Afin de distinguer vos espaces et de rompre avec l’uniformité, vous pouvez choisir de dédier une décoration bien spécifique à chacun. Les couleurs chaudes tels que l’orange ou le rouge auront tendance à booster la créativité et seront tout à fait adaptés aux espaces de travail. Des couleurs plus neutres tel que le blanc associé aux matériaux tel que le verre correspondront bien aux espaces de réunion. Enfin, pour les espaces de détente, vous pouvez opter pour des couleurs froides, plus reposantes, tels que le bleu ou le vert.

Une enquête produite par Actineo montre que 9 salariés sur 10 seraient plus productifs et créatifs s’ils étaient dans des bureaux bien aménagés. En aménageant vos espaces, vous leurs offrez donc à la fois un cadre de travail agréable et le moyen de devenir plus efficace. Ils n’en seront donc que satisfaits.

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