Pour les coworkers, domicilier son entreprise dans un espace de coworking plutôt qu’à son domicile personnel a plusieurs avantages. D’abord, une adresse professionnelle permet de crédibiliser son activité vis-à-vis de ses clients et prospects. D’autre part, domicilier son entreprise dans un coworking facilite la séparation entre sa vie privée et sa vie professionnelle. Enfin certains bails ou règlements de copropriété limitent tout simplement la domiciliation au domicile personnel à 5 années. Au-delà, il est donc nécessaire de trouver une autre solution.
Par conséquent, en tant qu’espace de coworking vous avez tout un intérêt à proposer un service de domiciliation d’entreprise. Ceci vous permettra d’attirer les coworkers qui ne souhaitent pas ou plus domicilier leur entreprise à leur domicile. Cependant pour faire cela, un certain nombre de conditions et de règles sont à respecter. Mais lesquelles ?
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#1 Le contrat de domiciliation commerciale
En tant que coworking, si vous souhaitez proposer aux coworkers un service de domiciliation d’entreprise, vous serez tout d’abord tenu d’établir un contrat de domiciliation commerciale. Ce dernier devra être paraphé et signé par toutes les entreprises qui souhaitent réaliser une domiciliation commerciale dans vos locaux. Ce contrat doit impérativement être rédigé par écrit. De plus, la durée de celui-ci est d’au moins trois mois, renouvelable par tacite reconduction. Ainsi au bout de 3 mois, si aucune des parties ne manifeste une volonté de rompre le contrat, ce dernier sera alors reconduit automatiquement.
Pour être valable, le contrat de domiciliation commercial doit contenir un certain nombre d’indications sur chacune des parties (raison sociale, statut juridique, adresse du siège social, numéro d’immatriculation, montant du capital). D’autres informations peuvent aussi être rajoutées telles que les prestations offertes, le montant des redevances, la durée, les conditions de résiliation, la démarche à suivre en cas de litige. Enfin, le contrat doit préciser les obligations du domiciliataire et du client.
Les obligations de l’entreprise domiciliée sont les suivantes :
– L’usage fait par l’entreprise domiciliée des locaux du coworking doit être purement professionnel
– L’entreprise domiciliée est tenue de prévenir le domiciliataire de tout changement concernant son activité, sa forme juridique, son objet, le nom et adresse du représentant légal
– Enfin, l’entreprise domiciliée doit donner mandat au domiciliataire de recevoir en son nom ses notifications et ses courriers.
L’entreprise domiciliataire, c’est-à-dire le coworking a elle aussi un certain nombre d’obligations à respecter. Celles-ci doivent non seulement figurer dans le contrat mais aussi être respectées par l’entreprise domiciliataire. Pour cela, il semble intéressant de les étudier un peu plus en détail.
#2 Les obligations de l’entreprise domiciliataire
L’obtention d’un agrément préfectoral
En tant qu’entreprise domiciliataire, il est nécessaire pour pouvoir exercer votre activité que vous soyez titulaire d’un agrément préfectoral. Celui-ci peut être demandé à la préfecture de département du siège de la société ou bien auprès de la préfecture de police si votre entreprise est domiciliée à Paris. L’agrément préfectoral doit être renouvelé tous les 6 ans. Attention, tout exercice de l’activité de domiciliation sans agrément préfectoral est punissable d’une peine d’emprisonnement de 6 mois et d’une amende de 7500€.
Une fois l’agrément préfectoral obtenu, l’entreprise domiciliataire doit aussi se faire immatriculer au registre du commerce et des sociétés (RCS).
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La constitution d’un dossier pour chaque personne domiciliée
Aussi, la société domiciliataire doit posséder un dossier contenant un certain nombre d’informations pour chacune des personnes domiciliées. Le dossier doit ainsi contenir :
– Les coordonnées téléphoniques et l’adresse du domicile personnel du représentant légal de l’entreprise
– Le justificatif du lieu de conservation des documents comptables si ces derniers ne sont pas conservés chez le domiciliataire ainsi que les justificatifs de tous les lieux d’activité des entreprises domiciliées
La mise à disposition de locaux
L’entreprise domiciliataire est tenue de posséder un local au sein duquel pourront être conservés de manière confidentielle les registres et documents exigés par la loi.
De plus, les entreprises domiciliées doivent avoir à leur disposition une pièce pouvant accueillir des réunions régulières et confidentielles des organes chargés de la direction ou de l’administration de l’entreprise.
Informer le greffier du tribunal
Aussi, l’entreprise domiciliataire doit informer le greffier du tribunal à chaque modification ou expiration d’un contrat de domiciliation. Si un domicilié n’a pas récupéré son courrier pendant 3 mois, la société domiciliataire doit de même en informer le greffier du tribunal. Enfin, toute entreprise proposant un service de domiciliation doit rester à disposition des huissiers de justice pour toute demande d’information concernant une entreprise domiciliée.
Informer le centre des impôts et les organismes de recouvrement de la sécurité sociale
Enfin, les sociétés domiciliataires doivent fournir un certain nombre d’informations au centre des impôts ainsi qu’aux organismes de recouvrement de la sécurité sociale.
– Premièrement, elle doit leurs communiquer tous les trois mois une liste recensant l’ensemble des personnes domiciliées dans les locaux du coworking ou ayant mis fin à la domiciliation durant cette période
– Deuxièmement, elle est tenue de leurs fournir avant le 15 janvier de chaque année, une liste des personnes domiciliées au 1er janvier de l’année.
