Votre coworking est prêt et les coworkers frappent à votre porte ? Une question se pose alors : comment rédiger un contrat de coworking avec votre futur client ? Etape par étape, nous allons vous aider à y voir un peu plus clair.
#1 Quel type de contrat choisir ?
Avant tout, il est impératif d’établir un contrat avec chaque coworker puisque ce dernier permettra d’encadrer et de sécuriser les relations entre vous et le client. Établir un contrat réduira aussi grandement les risques de litiges. Cependant, quel contrat choisir ?
Le type de contrat le plus adapté au coworking est le contrat de prestation de services. Celui-ci est flexible et permet aux coworkers qui n’ont pas toujours une visibilité de long terme sur leurs projets, de ne pas avoir à s’engager sur une durée trop longue. Afin de vous accompagner dans la rédaction d’un tel contrat, voyons à présent de plus près ce qu’il doit contenir.
Lire aussi : Comment créer une communauté de coworkers
#2 Quelles informations doit contenir un contrat de coworking avec un client ?
L’identité des parties
Comme dans tout contrat, le premier élément concerne l’identité du prestataire et du client. Ces informations doivent apparaître et inclure le nom des entreprises, leur forme juridique, leur capital social, l’inscription au RCS, l’adresse des sièges sociaux ainsi que les noms et qualités des signataires. Jusque-là c’est plutôt simple. Attention tout de même, les signataires du contrat doivent impérativement être les représentants légaux de l’entreprise.
L’objet du contrat
Après avoir présenté les parties, il est temps de préciser l’objet du contrat. Décrivez avec précision ce que le prestataire s’engage à fournir : la mise à disposition d’un espace de travail meublé, fixe ou nomade, selon le type de contrat choisi par exemple.
Les obligations de chacune des parties
Le contrat doit aussi préciser les obligations de chacune des parties. Ainsi le prestataire s’engage à fournir au client les services et prestations explicitées dans le contrat. Le client quant à lui a l’obligation de verser une redevance pour ces mêmes prestations.
Le prix et les modalités de règlement
Le tarif doit également être précisé dans le contrat. Le prix peut être fixe pour une période donnée (mensuel par exemple) ou varier selon la durée d’occupation de l’espace de coworking (tarification à l’heure, à la journée etc.).
En plus du prix, il est important de préciser les modalités de paiement (dépôt de garantie, échéances, type de versement) ainsi que le montant des pénalités appliquées en cas de retard de paiement.
La durée du contrat
Un contrat de prestation de services peut être conclu pour une durée déterminée ou pour une durée indéterminée. Pour un contrat à durée déterminée, il sera alors nécessaire de préciser la durée ainsi que la date de début et de fin. Attention cependant, un contrat à durée déterminée n’aura pas les mêmes modalités de rupture qu’un contrat à durée indéterminée.
Les modalités de rupture du contrat
Comme nous venons de le voir, le type de durée a un impact sur les modalités de rupture du contrat. Ainsi si le contrat est signé pour une durée déterminée, alors ce dernier prendra fin soit à son terme, soit par commun accord. Vous pouvez néanmoins choisir d’insérer au contrat une clause de tacite reconduction. Le contrat sera alors reconduit naturellement à moins que l’une des parties décide d’y mettre fin sous un certain délai avant terme. Ce délai est à préciser dans le contrat (par exemple : antérieurement à 5 jours avant terme).
Au contraire, si le contrat est conclu pour une durée indéterminée, le prestataire comme le client ont tous deux la possibilité de rompre le contrat de manière unilatérale. Il est donc nécessaire de décrire dans le contrat les conditions de rupture (durée minimum d’engagement, durée du préavis).
Les conditions de résiliation du contrat
En cas de non-respect des engagements par l’une des parties, cette clause permet à l’autre partie de pouvoir mettre fin au contrat. Le contrat doit donc préciser les modalités de résiliation du contrat : Sous quelles conditions le contrat peut-il être résilié ? Comment procéder pour résilier le contrat (lettre recommandée par exemple) ? Sous quel délai le contrat prendra-t-il fin ? Quelles sont les sanctions éventuelles ?
La liste des prestations
Le contrat doit aussi contenir la liste des prestations comprises dans le forfait payé par le client ainsi que la liste des prestations hors-forfait. Dans la mesure où certaines prestations ne seraient pas incluses dans le forfait, leur prix doit être précisé. Il est également nécessaire de préciser les jours et horaires de mise à disposition de ces services.
Les prestations peuvent être de natures diverses : matériel informatique, accès à un réseau internet, matériel de reprographie, salle de réunion, salle de repas, cabine téléphonique, ménage, mise à disposition de personnel, service de domiciliation et de gestion du courrier…
Lire aussi : Comment créer un coworking ?
Les règles de bonne conduite
Des règles de bonne conduite telles que le non endommagement de l’état des locaux et du mobilier peuvent être ajoutées au contrat. De même, si vous ne souhaitez pas que les coworkers installent sans votre accord des équipements de bureau ou des câblages informatiques, une clause peut le stipuler. Enfin, si le coworking dispose d’un règlement intérieur, celui-ci peut être inséré en annexe du contrat et doit lui aussi être signé par le client.
Les assurances à souscrire
Ce paragraphe peut permettre au prestataire de se dédouaner de toute responsabilité en cas d’éventuel vol ou dégradation des biens personnels des coworkers dans les espaces communs et individuels. Il invite alors les coworker à s’assurer pour leur matériel, leur propre responsabilité civile et les dommages aux tiers.
Les cas de force majeure
Ce paragraphe est destiné à prévoir ce qu’il se passe dans le cas où un événement qui n’est pas du ressort du prestataire surviendrait (incendie, grève, instabilités politiques) : suspension des prestations de services et de l’accès au locaux, suspension des prélèvements des redevances par exemple.
La démarche à suivre en cas de litige
Dans votre contrat de prestation de services, un paragraphe peut aussi expliquer la démarche que chacun doit suivre en cas de litige en précisant par exemple le tribunal compétent pour le gérer.
La signature des deux parties
Enfin, élément essentiel au contrat : la signature. Chaque partie doit parapher, signer et conserver un exemplaire du contrat.
Cet article vous donne quelques conseils et indications qui devraient vous aider dans la rédaction de votre contrat de prestation de services. Il est néanmoins vivement recommandé de faire appel à un professionnel pour rédiger votre modèle de contrat.
