Dans n’importe quelle entreprise, organiser une réunion est une étape indispensable pour fixer des objectifs et mener à bien un projet. Mais pour être réellement efficace, ces échanges entre collaborateurs doivent être bien préparés. En effet, animer une réunion est un art qui ne s’improvise pas. Il convient de l’organiser et de l’animer en respectant certaines règles. Voici quelques conseils pour garantir des réunions productives.
Préparer sa réunion de travail : une étape à ne pas négliger
Pour être certain que votre réunion de travail soit efficace, il est nécessaire de bien la préparer en amont en respectant certaines étapes, peu importe l’objet ou le contexte. De plus, si vous êtes angoissé à l’idée de prendre la parole en public, une réunion bien préparée à l’avance permettra de mieux appréhender cet exercice.
Définir l’objectif de la réunion
C’est la première étape et sans doute la plus importante. Il faut savoir sur quoi la réunion doit aboutir. Cet objectif servira de fil rouge lors des débats, et la réunion ne devra pas en dévier. Une fois l’objectif principal défini, il est alors plus facile de savoir quelles sont les ressources et le temps nécessaires pour traiter ce sujet.
Par ailleurs, il est utile de vous demander si vous avez vraiment besoin d’organiser une réunion. Il s’avère que certaines réunions sont organisées en vain, et deviennent donc un perte de temps pour chacun. Certains sujets ne nécessitent pas forcément de convoquer une réunion, et peuvent être traités d’une autre manière.
Savoir quel est le type de réunion
Il en existe de toutes sortes : réunion de résolution de problème, de créativité, de prise de décision, d’information, etc. Bien entendu, le type de réunion sera évident en fonction de l’objectif défini. Mais il est important de déterminer quel type de réunion vous vous apprêtez à organiser, car vous n’allez pas les aborder de la même manière.
Établir un plan
Votre réunion devra suivre un ordre logique et cohérent, à prévoir à l’avance. Il convient d’organiser les sujets à traiter par ordre de priorité, et de définir le déroulement des échanges, des éventuels ateliers, etc. Vous pourrez ainsi estimer le temps nécessaire à chaque phase, et donc la durée totale de la réunion. En plus de rendre la réunion plus fluide, fixer un plan permet aussi de ne rien oublier.
Choisir un lieu adapté
Le choix du lieu dépend de plusieurs critères, tel que le nombre de participants. L’idéal pour organiser une réunion est un endroit spacieux et confortable, avec assez de place pour tout le monde. Préférez aussi une salle de couleur claire, avec une bonne isolation phonique. Sachez également qu’un éclairage artificiel est beaucoup plus fatiguant.
Enfin, la salle de réunion doit disposer de tout l’équipement nécessaire : vidéoprojecteur, connexion internet, ordinateur, micro, etc.
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Désigner les participants
Il s’agit de savoir qui va contribuer à atteindre l’objectif, et qui, au contraire, n’est pas concerné par le sujet abordé. Il faut ainsi composer une équipe cohérente avec l’objectif et le thème de la réunion.
Programmer la réunion
Premièrement, il vous faut convenir d’une date et d’un horaire pour organiser une réunion, en tenant compte des disponibilités de chaque participant. Toutefois, évitez de prévoir des réunions entre 14 heures et 16 heures, car il est prouvé que nous sommes moins productifs et moins alertes durant cette période de la journée. Ensuite, préférez envoyer une confirmation officielle pour être sûr que chacun est informé de la date, du lieu et du thème de la réunion.
Puis, préparez les documents de travail dont vous aurez besoin et surtout, la logistique. Il n’y a rien de plus agaçant pour l’animateur comme pour son auditoire de perdre du temps à cause d’un mauvais branchement ou d’un rétroprojecteur qui fait des siennes. Votre réunion peut aussi nécessiter un support de présentation, qui peut demander plusieurs heures de travail.
Une fois que toute l’organisation est en place, la réunion peut enfin débuter : c’est le moment d’endosser votre rôle d’animateur.
Animer une réunion de travail, un exercice qui requiert de l’entraînement
Optez pour un style d’animation adéquat
Vous pouvez opter pour différentes postures pour animer votre réunion :
– Le facilitateur : cela consiste à vous faire discret pour laisser les participants échanger librement.
– Le coordinateur : les participants débattent autour de thèmes précis dictés par l’animateur, qui structure également la réunion et les temps de paroles de chacun.
– Le directif : enfin, l’animateur est le seul intervenant et laisse peu de place aux participants.
Retenez que votre style d’animation doit avant tout être énergique et adapté au type de réunion. Dès le début de la réunion, vous devez donner le ton et installer une dynamique au sein du groupe pour assurer une bonne productivité.
La phase d’introduction
Dans un souci d’efficacité, il est préférable de commencer la réunion à l’heure. Puis, en guise d’introduction, pensez à rappeler l’objectif de la rencontre et la durée de celle-ci. Il peut aussi s’avérer utile de désigner la personne en charge de faire un compte-rendu à l’issu de la réunion.
Le déroulé de la réunion
Puis la réunion démarre, place à la phase de production. Durant cette phase de travail, l’animateur doit s’assurer du bon déroulé de la rencontre. C’est celui qui lance les débats et les encadre, de façon à ne pas trop s’éloigner du sujet, qui s’assure que tout le monde a l’occasion de participer tout en surveillant les temps de parole. Il doit également stimuler le groupe, à l’aide d’outils de communication qui faciliterons l’émergence d’idées.
Grâce au professionnalisme de l’animateur et à une bonne préparation en amont, la réflexion doit se poursuivre convenablement, et sans conflits.
Quelques outils pour mener à bien une réunion
Il existe diverses méthodes qui peuvent vous aider à guider la réflexion pour une réunion efficace. Voici ceux qui sont très régulièrement utilisés.
– Le diagramme d’Ishikawa, efficace pour résoudre des problèmes.
– Le stand-up, car une réunion debout, c’est plus stimulant.
– Le brainstorming ou son opposé, le reverse brainstorming : rien de tel que de se creuser les méninges pour trouver des solutions à un problème ou des pistes d’innovation.
Savoir redynamiser son auditoire
Il y a des signes de décrochage qui ne trompent pas : des participants qui ne tiennent pas en place, baillent aux corneilles, semblent à demi endormis, etc. Il est temps pour vous de réagir ! Mais ce n’est pas toujours facile de capter l’attention d’un public qui a décroché. Dans cette situation, il faut savoir faire preuve de confiance en soi et de créativité. Voici quelques astuces pour redynamiser une assemblée :
Créez un effet de surprise
Vous pouvez par exemple poursuivre votre présentation en changeant soudainement de ton de voix, ou encore arrêter de parler sans prévenir pour capter l’attention. Attention cependant à ce que le contexte s’y prête. Pensez également à adopter le ton de l’humour, et demandez directement à votre auditoire comment ils s’y prendraient à votre place pour avoir l’attention d’une assemblée inattentive.
Proposez une pause
Parfois, une pause s’impose. Cela peut être très bénéfique pour éviter l’engourdissement physique et mental. Il convient alors de prendre l’air, de s’hydrater, etc. Pensez éventuellement à prévoir des rafraîchissements ou de quoi grignoter si votre réunion doit durer plusieurs heures.
Prenez quelques minutes pour réaliser des exercices de groupe
pour redonner de l’énergie à chacun, ou pour aider tout le monde à se focaliser sur un seul sujet. Pensez par exemple à une séance de méditation express qui pourra améliorer la concentration.
Mais la meilleure façon de garder l’attention de votre auditoire reste de l’impliquer au maximum, et de faire preuve d’une énergie communicative. Pensez à toujours demander l’avis de vos interlocuteurs, ou à vous assurer qu’ils vous suivent bien, point par point.
La phase de conclusion
La réunion se termine en général par une synthèse des sujets abordés et par un rappel des décisions convenues. C’est une étape à ne pas négliger, elle est utile pour mettre en relief le travail accompli et permet de passer à l’action. Enfin, il faudra veiller à obtenir un compte-rendu clair de la réunion et le faire parvenir à tous les participants et les autres éventuelles personnes concernés.
Les qualités d’un bon animateur de réunion
Organiser une réunion et animer un groupe pour le faire travailler avec efficacité vers un même objectif n’est pas chose facile. Cela requiert de l’empathie, ainsi que de la sincérité. Un animateur doit être capable de jongler entre humour et sérieux, afin d’attirer l’attention de son audience tout en étant crédible. Enfin, lors d’une réunion, il faut savoir se montrer ouvert d’esprit, tolérant, curieux et attentif aux idées et aux propositions, sans pour autant avoir peur de les remettre en cause. Par dessus tout, animer une réunion nécessite de solides aptitudes de communication, verbale et non-verbale.
Bien que la plupart de ces qualités soient souvent innées, elles peuvent aussi s’apprendre. Tout le monde doit prendre en considération les conseils et peut s’améliorer.
Vous savez à présent que pour atteindre des objectifs fixés, organiser une réunion n’est pas à prendre à la légère. En plus d’une bonne préparation, il vous faudra fournir des efforts pour animer la réunion de façon claire et structurée, tout en captivant l’audience. Et si les capacités requises pour animer une réunion vous semblent hors de votre portée, n’oubliez pas qu’il est toujours possible de s’améliorer. En appliquant ces conseils, vous pouvez éviter les réunions inutiles et surtout, bannir la réunionite !
