Comment choisir une salle de réunion ?

Si vos locaux ne disposent pas d’un espace adĂ©quat pour organiser des rĂ©unions ou qu’il est difficile pour tous les participants de se rendre au siĂšge social de votre entreprise, louer une salle de rĂ©union est une bonne solution. De plus, travailler dans un nouvel environnement est un moyen de stimuler vos collaborateurs, et ainsi d’aboutir Ă  une rĂ©union plus productive.

Les offres de ce type fleurissent un peu partout dans les grandes villes, et proposent des espaces agrĂ©ables et bien Ă©quipĂ©s pour travailler efficacement. Mais face Ă  la diversitĂ© de l’offre, comment choisir la salle de rĂ©union la plus adaptĂ©e Ă  vos besoins  ? Voici quelques conseils pour trouver le lieu idĂ©al.

 

VĂ©rifiez que l’Ă©quipement est complet et adaptĂ© Ă  vos besoins

En gĂ©nĂ©ral, les salles de rĂ©union proposent des Ă©quipements informatiques basiques : connexion Internet haut dĂ©bit ou accĂšs Wifi, ordinateurs, Ă©crans, vidĂ©oprojecteurs, etc. Mais pour garantir le bon dĂ©roulĂ© de votre rĂ©union, il convient de s’assurer que les Ă©quipements mis Ă  disposition sont adaptĂ©s Ă  vos besoins. Par exemple, imaginez vous rendre compte au moment de dĂ©buter votre rĂ©union que votre ordinateur ne s’adapte pas au cĂąble du vidĂ©oprojecteur. Pour Ă©viter ce genre de perte de temps, mieux vaut se renseigner au prĂ©alable.

Par ailleurs, si votre rĂ©union a lieu pendant l’Ă©tĂ©, la climatisation sera la bienvenue. Il est trĂšs dĂ©sagrĂ©able de travailler dans la chaleur, gĂ©nĂ©ratrice de fatigue et de mauvaise humeur. Un espace extĂ©rieur sera Ă©galement un plus pour se dĂ©tendre et s’aĂ©rer l’esprit Ă  l’occasion d’une pause.

Enfin, il est difficile de se concentrer dans une salle Ă  la dĂ©coration chargĂ©e ou non adaptĂ©e, assis sur une chaise peu confortable. Pour mener Ă  bien votre rĂ©union, privilĂ©giez un environnement moderne, dotĂ© d’une atmosphĂšre stimulante et d’un mobilier confortable. Sachez Ă©galement que certaines salles proposent des kits, composĂ©s d’une bouteille d’eau, d’un bloc-notes, d’un stylo, etc.

 

Assurez-vous que la superficie soit suffisante

Le choix de votre salle de rĂ©union dĂ©pendra notamment du nombre de participants. Pour travailler dans de bonnes conditions et dans une ambiance agrĂ©able, il n’est pas question de se retrouver les uns sur les autres, Ă  partager un bout de table. Orientez donc votre recherche vers un endroit spacieux, disposant d’assez de place pour accueillir tous les participants. Chacun doit ĂȘtre en mesure d’avoir une place assise et un espace suffisant pour installer ses affaires et travailler sans gĂȘner ses collaborateurs. Cependant, sachez qu’une salle trop grande peut Ă©galement nuire Ă  l’aspect convivial de votre rĂ©union et empĂȘcher le dialogue.

 

Choisissez une salle de réunion facilement accessible

C’est un aspect Ă  ne pas nĂ©gliger : les participants doivent pouvoir se rendre facilement sur les lieux de la rĂ©union. Avant d’effectuer votre rĂ©servation, renseignez-vous sur l’accessibilitĂ© de la salle. Par exemple, y a-t-il des arrĂȘts de transports en commun rĂ©guliĂšrement desservis Ă  proximitĂ© ? Est-ce facile de se garer pour ceux qui s’y rendent en voiture ? Pensez Ă  demander le mode de dĂ©placement de chacun pour orienter vos recherches. Car si les participants mettent des heures pour accĂ©der sur le lieu de la rĂ©union, il y a des chances qu’ils soient dans de mauvaises conditions pour travailler dĂšs leur arrivĂ©e.

 

Prévoyez les éventuels breaks

Si votre rĂ©union s’Ă©tend sur toute la journĂ©e, pensez Ă  organiser des breaks et des pauses repas. Certaines salles de rĂ©union fournissent des viennoiseries et des boissons chaudes pour le petit dĂ©jeuner, ainsi que les repas pour la pause dĂ©jeuner. Dans le cas oĂč le prestataire ne propose pas de repas, il faut que des restaurants se trouvent dans les environs immĂ©diats.

Également, il est prĂ©fĂ©rable de sĂ©lectionner une salle de rĂ©union oĂč vous aurez accĂšs toute la journĂ©e Ă  des boissons chaudes et boissons fraĂźches. Si le lieu dispose d’espaces dĂ©tente, c’est encore mieux ! Parfois, une pause pour s’hydrater ou se dĂ©gourdir les jambes s’avĂšre nĂ©cessaire pour redynamiser les participants.

Enfin, si vous souhaitez terminer votre journĂ©e de travail sur une note conviviale, voyez avec votre prestataire s’il est possible d’organiser un apĂ©ritif, par exemple.

 

Renseignez-vous sur le prix

Il peut ĂȘtre intĂ©ressant de comparer les tarifs des salles de rĂ©union de votre rĂ©gion. Bien entendu, le coĂ»t de la location d’une salle de rĂ©union dĂ©pendra de son standing, de sa taille, de son cadre, ainsi que de toutes les prestations et Ă©quipements supplĂ©mentaires dont vous pourrez avoir besoin. Si vous souhaitez que le prestataire fournisse les repas ou des Ă©quipements spĂ©cifiques, le prix augmentera en consĂ©quence. Mais ce sont parfois des investissements nĂ©cessaires pour assurer le bon dĂ©roulement de votre rĂ©union.

Au cours de vos recherches, vous trouverez des tas d’offres de location de salle de rĂ©union diffĂ©rentes. Pour faire votre choix, prenez en considĂ©ration ces quelques Ă©lĂ©ments qui ne sont pas nĂ©gligeables. Si possible, n’hĂ©sitez pas Ă  vous rendre sur place avant de rĂ©server pour constater par vous mĂȘme la superficie de la salle, l’atmosphĂšre qui s’en dĂ©gage, et si besoin, tester le matĂ©riel informatique au prĂ©alable.

Avez-vous trouvĂ© la salle de rĂ©union idĂ©ale ? Si c’est le cas, consultez Ă  prĂ©sent notre article pour savoir comment bien organiser et animer une rĂ©union.

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