Comment choisir une salle de réunion ?

Si vos locaux ne disposent pas d’un espace adéquat pour organiser des réunions ou qu’il est difficile pour tous les participants de se rendre au siège social de votre entreprise, louer une salle de réunion est une bonne solution. De plus, travailler dans un nouvel environnement est un moyen de stimuler vos collaborateurs, et ainsi d’aboutir à une réunion plus productive.

Les offres de ce type fleurissent un peu partout dans les grandes villes, et proposent des espaces agréables et bien équipés pour travailler efficacement. Mais face à la diversité de l’offre, comment choisir la salle de réunion la plus adaptée à vos besoins  ? Voici quelques conseils pour trouver le lieu idéal.

 

Vérifiez que l’équipement est complet et adapté à vos besoins

En général, les salles de réunion proposent des équipements informatiques basiques : connexion Internet haut débit ou accès Wifi, ordinateurs, écrans, vidéoprojecteurs, etc. Mais pour garantir le bon déroulé de votre réunion, il convient de s’assurer que les équipements mis à disposition sont adaptés à vos besoins. Par exemple, imaginez vous rendre compte au moment de débuter votre réunion que votre ordinateur ne s’adapte pas au câble du vidéoprojecteur. Pour éviter ce genre de perte de temps, mieux vaut se renseigner au préalable.

Par ailleurs, si votre réunion a lieu pendant l’été, la climatisation sera la bienvenue. Il est très désagréable de travailler dans la chaleur, génératrice de fatigue et de mauvaise humeur. Un espace extérieur sera également un plus pour se détendre et s’aérer l’esprit à l’occasion d’une pause.

Enfin, il est difficile de se concentrer dans une salle à la décoration chargée ou non adaptée, assis sur une chaise peu confortable. Pour mener à bien votre réunion, privilégiez un environnement moderne, doté d’une atmosphère stimulante et d’un mobilier confortable. Sachez également que certaines salles proposent des kits, composés d’une bouteille d’eau, d’un bloc-notes, d’un stylo, etc.

 

Assurez-vous que la superficie soit suffisante

Le choix de votre salle de réunion dépendra notamment du nombre de participants. Pour travailler dans de bonnes conditions et dans une ambiance agréable, il n’est pas question de se retrouver les uns sur les autres, à partager un bout de table. Orientez donc votre recherche vers un endroit spacieux, disposant d’assez de place pour accueillir tous les participants. Chacun doit être en mesure d’avoir une place assise et un espace suffisant pour installer ses affaires et travailler sans gêner ses collaborateurs. Cependant, sachez qu’une salle trop grande peut également nuire à l’aspect convivial de votre réunion et empêcher le dialogue.

 

Choisissez une salle de réunion facilement accessible

C’est un aspect à ne pas négliger : les participants doivent pouvoir se rendre facilement sur les lieux de la réunion. Avant d’effectuer votre réservation, renseignez-vous sur l’accessibilité de la salle. Par exemple, y a-t-il des arrêts de transports en commun régulièrement desservis à proximité ? Est-ce facile de se garer pour ceux qui s’y rendent en voiture ? Pensez à demander le mode de déplacement de chacun pour orienter vos recherches. Car si les participants mettent des heures pour accéder sur le lieu de la réunion, il y a des chances qu’ils soient dans de mauvaises conditions pour travailler dès leur arrivée.

 

Prévoyez les éventuels breaks

Si votre réunion s’étend sur toute la journée, pensez à organiser des breaks et des pauses repas. Certaines salles de réunion fournissent des viennoiseries et des boissons chaudes pour le petit déjeuner, ainsi que les repas pour la pause déjeuner. Dans le cas où le prestataire ne propose pas de repas, il faut que des restaurants se trouvent dans les environs immédiats.

Également, il est préférable de sélectionner une salle de réunion où vous aurez accès toute la journée à des boissons chaudes et boissons fraîches. Si le lieu dispose d’espaces détente, c’est encore mieux ! Parfois, une pause pour s’hydrater ou se dégourdir les jambes s’avère nécessaire pour redynamiser les participants.

Enfin, si vous souhaitez terminer votre journée de travail sur une note conviviale, voyez avec votre prestataire s’il est possible d’organiser un apéritif, par exemple.

 

Renseignez-vous sur le prix

Il peut être intéressant de comparer les tarifs des salles de réunion de votre région. Bien entendu, le coût de la location d’une salle de réunion dépendra de son standing, de sa taille, de son cadre, ainsi que de toutes les prestations et équipements supplémentaires dont vous pourrez avoir besoin. Si vous souhaitez que le prestataire fournisse les repas ou des équipements spécifiques, le prix augmentera en conséquence. Mais ce sont parfois des investissements nécessaires pour assurer le bon déroulement de votre réunion.

Au cours de vos recherches, vous trouverez des tas d’offres de location de salle de réunion différentes. Pour faire votre choix, prenez en considération ces quelques éléments qui ne sont pas négligeables. Si possible, n’hésitez pas à vous rendre sur place avant de réserver pour constater par vous même la superficie de la salle, l’atmosphère qui s’en dégage, et si besoin, tester le matériel informatique au préalable.

Avez-vous trouvé la salle de réunion idéale ? Si c’est le cas, consultez à présent notre article pour savoir comment bien organiser et animer une réunion.

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