Le Team Building n’est pas un concept des plus récents, et pourtant, bien organisé au préalable, il peut se montrer très efficace pour votre entreprise. Que ce soit pour améliorer la cohésion d’équipe, remotiver vos collaborateurs, les féliciter après une période de travail intense ou tout simplement leur permettre de décompresser, cet évènement doit être préparé consciencieusement à l’avance afin qu’il soit une réussite. Voici quelques conseils à suivre pour organiser correctement le planning de votre Team Building.
1. Définir les objectifs du Team Building
Pour donner un sens à cet évènement et éviter de partir dans tous les sens, il est impératif de se concentrer sur un ou plusieurs objectifs. Cela ne rimerait à rien d’organiser un tel évènement sans savoir pourquoi on le met en place et ce pourrait être incompris du côté de vos collaborateurs.
Pour cela, vous devez réfléchir à ce que doit vous apporter cet évènement : améliorer la productivité de vos employés ? La communication ? L’esprit d’équipe ? Résoudre des conflits ?
Lire aussi : Quels sont les objectifs du team building ?
Qu’est ce que ça doit rapporter, susciter, créer ?
A l’évidence, organiser un Team Building pour féliciter et rassembler vos collaborateurs autour de bons résultats de votre entreprise se fera différemment d’un évènement où l’on souhaite résoudre certains conflits entre eux. L’organisation d’un Team Building doit être différente en fonction de la demande, de vos besoins et des objectifs prédéfinis.
Votre rôle est d’analyser les points à améliorer dans vos équipes : si vous observez un manque de communication entre vos employés qui se traduit par des incompréhensions ou un manque de clarté entre eux, optez pour un Team Building qui favorise l’esprit d’équipe. Si vous ressentez un coup de mou, de démotivation du côté de vos collaborateurs, la meilleure solution sera de mettre en place un Team Building sous forme de challenge.
Ainsi, vous devez vous poser les bonnes questions :
- Pour quelles raisons souhaitez-vous organiser cet évènement ? Sur quels axes d’amélioration souhaitez-vous travailler ? Qu’est ce que ce Team Building doit apporter à l’entreprise ?
- Cela est-il adapté et approprié à la situation actuelle de votre entreprise ?
- Comment pouvez-vous le faire ? Comment répondre à ces objectifs ?
N’hésitez pas à faire part des objectifs aux participants. Leur faire savoir pourquoi est organisé un tel évènement leur permettra d’être plus aptes à se concentrer sur ceux-là.
Plus vos objectifs seront précisément définis, plus le résultat de votre Team Building sera prometteur pour votre entreprise.
Voir aussi : "Réussir l'organisation d'un Team Building en 3 étapes"
2. Décider du déroulement de l’activité
Tout d’abord, veillez à bien vous renseigner sur les attentes et les envies de vos collaborateurs. Le choix des activités doit correspondre au profil des participants. Par exemple, organiser un barbecue pour une équipe composée de plusieurs végétariens serait une grosse erreur, cela pourrait exclure complètement ces participants et leur faire ressentir un manque de considération.
Il est impératif de questionner vos collaborateurs au préalable et de vous renseigner sur ce qu’ils aiment et surtout ce qu’ils n’aiment pas ! A l’inverse, vous prenez le risque d’organiser un évènement qui ne plaira pas, et qui, par conséquent, sera un échec.
Rater un Team Building peut avoir de lourdes conséquences, voire obtenir l’effet inverse à celui souhaité, c’est pourquoi il est important de prendre le temps nécessaire pour planifier correctement cet évènement avant de le mettre en place.
Quelle animation choisir pour votre Team Building ?
En premier temps, vous devez réfléchir à un type d’activité qui soit en accord avec votre entreprise. Vous devez respecter l’identité de votre entité et transmettre les valeurs qu’elle porte à travers le Team Building que souhaitez organiser.
Par exemple, si votre entreprise s’inscrit dans une démarche RSE, n’hésitez pas à apporter une touche de cette démarche à votre activité, il n’est pas obligatoire de mettre en place une animation à 100% RSE, mais elle peut en reprendre certains principes.
Dans un second temps, il ne faut pas oublier la première étape clé qui est la définition et la fixation des objectifs. Ce sont eux qui vous permettront de déterminer la nature de l’activité la plus adaptée aux besoins de votre entreprise.
Un Team Building centré sur le bien-être pourrait très bien répondre au besoin de diminuer le stress de vos collaborateurs : optez alors pour des animations et initiations au yoga, à la méditation ou encore un atelier massage pour diminuer les tensions de son corps liées au travail par exemple.
Cette étape est une des plus importantes dans l’organisation de votre évènement puisqu’elle représente le souvenir que vos collaborateurs garderont de cette journée. N’hésitez pas à y consacrer plus de temps, et à faire le tri parmi le très grand nombre d’animations qui existent et enfin trouver l’activité idéale !
Voir aussi : "Team Building : les 4 types d'activités pour booster vos employés"
3. Cadrer l’organisation de votre Team Building
Vient maintenant l’étape de l’organisation même de votre évènement. Il est primordial de bien poser les conditions de votre Team Building :
Commencez par définir le budget que vous souhaitez allouer à cet évènement. Pour définir le coût du Team Building, vous devez prendre en compte différentes dépenses : le prestataire d’activité, l’alimentation et les boissons, le transport et le stationnement, la réservation du lieu et le permis, l’équipement nécessaire, les assurances, l’hébergement si l’évènement se déroule sur plusieurs jours…
Essayez de garder un budget réaliste et prévoyez une petite marge pour les dépenses imprévues.
Ensuite, vous devez déterminer les participants et le lieu de l’évènement. Est-ce que vous souhaitez rester aux alentours de votre entreprise ? Plutôt changer d’air dans une ville voisine ? Ou encore partir à la découverte d’une nouvelle région ? Cela dépendra de vos participants. Vous devez prendre en compte leur lieu d’habitation et leurs moyens de transport si vous souhaitez que vos collaborateurs se déplacent par leurs propres moyens. Le mieux est de choisir un espace facilement accessible par tous.
Pour déterminer les participants, posez-vous les bonnes questions : l’évènement est-il obligatoire ? Combien de personnes le lieu peut-il accueillir ? L’activité correspond-elle aux personnes handicapées ? Aux femmes enceintes ?
Pour savoir combien de personnes seront présentes à l’évènement, n’hésitez pas à mettre en place un système d’inscription, cela vous permettra de vous organiser plus facilement.
Enfin, si vous souhaitez passer par un prestataire pour organiser votre activité de Team Building, pensez à les recenser et à leur envoyer le cahier des charges comprenant les objectifs, le déroulement de l’évènement, les demandes supplémentaires ect. Vous pourrez ensuite analyser les devis et les différentes propositions reçues pour les comparer et choisir l’offre qui vous convient le mieux.
Voir aussi : "Comment se déroule un Team Building ?"
4. Recueillir l’avis des participants
Dans les jours qui suivent l’évènement, pensez à remercier vos collaborateurs pour leur participation et demandez-leur de répondre à un questionnaire pour donner leur avis et faire un retour sur l’évènement. Cela vous permettra de repérer ce qui a été apprécié et moins apprécié, ces informations seront très utiles pour améliorer vos prochains Team Building !
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"Pourquoi organiser un Team Building ? Les 4 raisons ultimes"