Vous êtes un freelance, un commercial ou un dirigeant d’entreprise et vous souhaitez rencontrer vos clients mais vous ne savez pas où aller. Tout d’abord, demandez-vous s’il est vraiment nécessaire que vous le rencontriez. Des mails, des appels téléphoniques suffisent parfois donc pourquoi “perdre” du temps à se rencontrer ? S’il s’agit d’un client avec qui vous pouvez être amené à collaborer plusieurs fois, il est parfois nécessaire de faire le déplacement. On vous conseille sur les lieux les plus adaptés.
La première rencontre : privilégier un lieu professionnel
Le premier rendez-vous est le plus important. On n’a jamais la possibilité de faire une deuxième fois une bonne impression. De plus, généralement cette première entrevue peu durer. Un conseil: soignez le premier rendez-vous et adaptez le lieu pour les prochaines fois en fonction de la personnalité de votre client si vous en ressentez le besoin. Si votre espace professionnel est adapté, qu’il dispose des équipements nécessaires et d’un certains cachet, c’est sans doute le meilleur endroit pour un premier rendez-vous. Une occasion de mieux vous connaître, vous et vos collaborateurs. Attention toutefois à ne pas trop impressionner vos clients : le but est avant tout que votre clients se retrouve dans les valeurs de votre entreprise.
Percevoir la sensibilité et les habitudes de votre client pour proposer la meilleure alternative dans le bon timing
Tous les clients ne se ressemble pas. Ce sont des hommes des femmes de tous horizons et domaines d’activités, avec des personnalités très différentes. L’enjeu est de comprendre par quel moyen renvoyer la meilleure image de vous-même et de votre équipe. Le choix du lieu de rencontre pour conclure un accord ou assurer un suivi fait partie des nombreux paramètres auxquels vous devez réfléchir.
Certains clients sont pragmatiques. Ils sont pris par le temps et souhaitent agir de façon efficace afin de maximiser les échanges et que la rencontre ne dure pas. D’autres sont beaucoup moins froid dans leur démarche. Et même s’il s’agit de personnes occupées, elles aiment prendre le temps pour échanger et nouer des liens forts avec leur prestataire ou plutôt, leur partenaire. Cela dépend aussi de votre approche. Vous faites peut être le choix d’imposer votre organisation parce que vous pouvez vous le permettre ou au contraire, vous adapter pour maximiser vos chances de convertir vos prospects.
Le restaurant, un classique qui fonctionne ?
Rencontrer son client dans un restaurant semble classique mais il s’agit d’un lieu adapté pour le rencontrer pour la première fois. En organisant votre déjeuner d’affaires dans un restaurant, vous montrer à votre client que vous souhaitez lui accorder du temps (oui, vous et moi ne mangeons pas en 10min, surtout dans un restaurant…). Il s’agit d’un signe d’engagement qui sera apprécié par votre client. Néanmoins, ce lieu est adapté si vous n’avez pas trop de documents à montrer, car sinon vous serez très vite gêné… Le tumulte peut également vous déconcentrer, n’hésitez pas à demander une table où il n’y a pas trop de passage ni de bruit. Le gros avantage du restaurant, c’est qu’il s’agit d’un lieu dans lequel on se détend et dans lequel il sera peut-être plus aisé d’échanger sur certain sujet. C’est aussi un moyen d’entretenir de bonnes relations avec un client avec lequel vous traitez déjà. Vous lui accordez de l’importance, vous l’invitez et cela permet parfois d’arrondir les angles sur certains sujets sensibles.
Les espaces de travail externe
L’ambiance y est plutôt professionnelle dans de nombreux centres d’affaires et espaces de coworking. Mais le concept de coworking s’est décliné au fur et à mesure et ils permettent aujourd’hui de travailler dans une ambiance décontractée grâce à l’agencement des lieux, mais aussi grâce à des services proposés, puisque certains font également office de café par exemple. D’autres ne sont pas en libre accès et nécessitent d’être réservés en amont pour avoir accès à des salles plus sophistiquées demandant du matériel. Si vous être seul, indépendant, freelance, il s’agit d’une bonne alternative. Vous disposez d’un cadre professionnel adapté et sérieux. Selon l’adresse que vous avez choisie, vous pouvez par la même occasion affirmer votre identité et recevoir vos clients dans le lieu qui vous tient le plus à coeur.
Retrouvez votre client dans un bar, un café ou un salon de thé pour plus de convivialité
Que ce soit le bar, le café ou le salon de thé que vous choisissez, ils ont l’avantage de mettre à l’aise les personnes que vous recevez. Il en existe de toute sorte et si vous avez cerné une affinité de votre client avec une ambiance par exemple, votre client appréciera la librairie café, ou s’il aime se déplacer à vélo, vous pouvez lui donner rendez-vous dans un café bicyclette… Soyez inventif, surprenez vos clients en trouvant l’endroit idéal pour qu’il se sente compris et écouté. Cela ne vous coûtera pas plus cher et vous aurez rendu ce rendez-vous inoubliable. Celui-ci doit rester professionnel, prenez conscience des contraintes auparavant, c’est logique. Il est donc préférable de rencontrer vos clients dans ce genre de lieu en heures creuses. Ainsi, vous évitez les bruits et vous avez plus de chance de trouver une place.
Osez l’originalité, proposez à votre client une rencontre sur une péniche
Vous a-t-on déjà proposé un rendez-vous sur une péniche ? Oui, mais ce n’était sûrement pas pour un rendez-vous professionnel. Votre client n’est peut être pas de Lyon, il appréciera découvrir ce genre de lieux à la belle saison.
Vous disposez désormais des solutions qui vous permettront de bien préparer vos rendez-vous. Et le choix du lieu n’est pas anodin, il en dit long sur la nature du rendez-vous. Puisqu’on ne vous a pas conseillé de rencontrer vos clients dans des lieux familiers comme les locaux de vos entreprises respectives, ou chez vous si vous êtes freelance, vous devez donc trouver un point de rencontre à l’extérieur. Avant de choisir un endroit, rappelez vous des règles suivantes:
- Pour le premier rendez-vous, choisissez un lieu professionnel
- Recherchez sa personnalité, son profil
- Adaptez le lieu du second rendez-vous si nécessaire et en fonction de l’objet de la rencontre
- Vérifiez que le lieu soit bien desservi et facilement identifiable: transports en commun et parking
