Cela peut paraître anodin mais bien organiser son espace de travail permet d’augmenter l’efficacité et de réduire le stress. Selon une étude américaine, un cadre perd 6 semaines par année à rechercher ses papiers ou ses dossiers. Et si ce détail d’importance permettait de montrer ainsi votre professionnalisme ? On a recensé pour vous différentes méthodologies afin de vous aider à vous organiser.
Séparer sa vie professionnelle et sa vie personnelle
Pour les indépendants notamment, il n’est pas toujours possible de travailler dans un environnement différent de son lieu de vie. S’il n’est pas faisable de les séparer physiquement, il faut user d’ingéniosité. Si on ne veut pas que notre lieu d’habitation ressemble à un bureau, il est possible d’utiliser une table qui vous servira à travailler la journée, et sur laquelle vous pouvez déposer des objets de décoration ou des plantes le soir. Le coworking s’impose comme une alternative pour pallier ce problème.
Segmenter et assembler pour être plus performant
Afin de gagner en efficacité, il est opportun de segmenter son espace de travail. L’objectif est de ne pas perdre de temps à chercher des documents ou des objets. Il est possible de créer des zones différentes où l’on retrouve:
- l’ordinateur au centre puisqu’il s’agit de l’équipement indispensable.
- le téléphone ainsi qu’un bloc note pour prendre des annotations sur ce qui se dit lors de l’appel. Ces objets doivent se trouver à proximité puisqu’ils sont complémentaires.
- une boite, un organiseur de bureau ou un tiroir “fourre-tout” où se trouvent stylos, agrafeuse, scotch, règle, ciseaux, etc. qui sera à portée de main.
- les dossiers qui seront triés selon leur état (en cours, à archiver, clôturés)
Ne garder que le nécessaire à disposition
Un bureau est avant tout l’équipement qui permet de travailler dans des bonnes conditions. Plus il sera chargé de gadgets ou de dossiers, plus il sera difficile de s’y retrouver. Il est donc important de faire le tri chaque jour, de classer ses dossiers dans les rangements prévus à cet effet, afin de garder l’essentiel sur son bureau: un ordinateur et un carnet ou des posts-it pour prendre des notes par exemple.
Etre méthodique, même sur son ordinateur
De nombreux métiers nécessitent aujourd’hui l’utilisation d’un ordinateur. Les fichiers s’accumulent très rapidement sur un ordinateur, de la même manière qu’ils peuvent s’entasser sur un bureau. Il est pourtant très facile de hiérarchiser les dossiers en créant une arborescence. Sur les ordinateurs de la marque Apple, des tags de couleur permettent de structurer les dossiers et de leur donner le niveau d’importance que vous souhaitez. Pour vous y retrouver plus facilement, la numérisation des papiers sert à regrouper toutes les informations sur un même endroit, ce qui permet également de pouvoir travailler hors de son espace de travail.
Des astuces de rangement très utiles
On vous livre quelques petites astuces pour rendre plus agréable votre espace de travail et vous permettre d’être organisé, avec classe.
Aujourd’hui, la mode est au DIY (Do It Yourself) et aux produits astucieux. Equipé du matériel nécessaire ou avec un peu d’idées, vous pouvez optimiser l’espace et travailler efficacement. Etes-vous prêt à bricoler quelques instants ?
Une astuce pour ne plus vous emmêler les pinceaux
On s’en doute, les câbles peuvent rapidement devenir encombrants et rendre votre bureau désordonné en un rien de temps. Mais pourtant une solution simple existe: une jolie boîte dans laquelle vous pouvez brancher directement tous vos appareils, et ranger les câbles lorsque vous n’en avez plus l’utilité.
Pour les non bricoleurs, des boîtes toutes prêtes sont vendues dans les magasins spécialisés, mais c’est quand même plus sympa de créer les siennes !
Un tableau d’épinglage : pratique et simple pour avoir un oeil sur tout
On garde souvent des dizaines de post-it éparpillés sur notre bureau, qui s’envolent lorsque l’on ouvre la fenêtre, où que l’on égare tout simplement. Et pourtant, si vous aviez adopté directement un tableau d’épinglage, vous n’auriez pas pu vous en passer depuis… Des modèles, vous en avez des centaines: en liège, grillagé, aimanté. Vous en trouverez forcément un qui vous plaît.
De nombreuses possibilités de rangement
Vous n’avez pas un bureau fonctionnel, il manque cruellement de tiroirs ou de moyens de rangement ? La solution n’est pas forcément de changer de bureau, mais d’user d’ingéniosité plutôt. Il vous faut segmenter votre bureau pour ranger vos affaires toujours au même endroit, et ne pas perdre de temps à les chercher. Si vous avez de l’espace en dessous de votre bureau, utilisez-le pour ranger dans des boîtes ce qui vous encombre ou ce que dont vous n’avez pas l’utilité chaque jour. Et pour ce que vous utilisez au quotidien, utilisez des caisses en bois, des boîtes en carton, ou des pots à crayons pour que chaque élément de votre bureau y trouve sa place.
Un bureau transportable pour les nomades
Vous êtes souvent en vadrouille et vous oubliez encore plus souvent des objets dont vous ne pouvez, en réalité, pas vous passer ? On a déniché LE sac ultra pratique: le gadget parfait qui vous sauve la vie. Avec ses différentes zones de rangement, votre mini-bureau vous apporte tout le confort nécessaire. On vous a souvent dit en rigolant: “Tu as emporté ta maison avec toi ?”. Eh bien désormais, vous pourrez leur dire qu’il est possible d’emporter son bureau avec soi sans contrainte. Grâce à ce sac ingénieux, vous pourrez travailler dans le train, à l’aéroport, etc. Vous ne perdrez plus une seconde pour chercher vos affaires !
Ces astuces sont simples mais leur efficacité est garantie. Ce que vous rangez petit à petit, c’est ce qui vous permettra de gagner du temps lorsque vous aurez besoin de trouver rapidement ce dont vous cherchez. De plus, un bureau rangé montre votre personnalité. Vous n’aimeriez pas que vos collègues pensent que vous êtes une personne désordonnée, n’est-ce pas ?
